Tudo sobre cadastro de clientes para salão!

Tudo sobre cadastro de clientes para salão!

Por André Rabelo do StyleBeauty

Em Fidelização

26 mar 2014

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Ter um cadastro de clientes em seu salão de beleza e clínica de estética é sem dúvida uma das coisas mais importantes para ajudar na fidelização da clientela. E com certeza você não tem feito isso da forma correta!

Você já pensou nos benefícios que sua empresa pode ter se tiver o cadastro de todos os seus clientes? Chamar o cliente pelo nome, lembrar do que a pessoa gosta mais, os últimos serviços realizados, aniversário e muito mais?
Não importa se você tem 20 anos de mercado ou está começando agora. Se é autônoma ou tem uma rede de salões de beleza e estética. Coletar os dados certo de seus clientes, manter atualizado a ficha deles e saber como utilizá-la a favor de seu serviços pode ser muito mais impactante para suas vendas do que você imagina.
Sim, uma simples ficha cadastral de clientes!

COMO FAZER UMA FICHA DE CADASTRO DE CLIENTES

Quando uma cliente entra em um centro de estética ou salão de beleza geralmente preenchem uma ficha de cadastro que perguntam sobre tudo que já fizeram, por exemplo, em seu cabelo não é? Não é o caso, mas deveria ser!
Você e eu sabemos que é difícil manter um processo rígido em relação à esses cadastros de clientes e que na maioria das vezes isso acaba acontecendo informalmente durante o próprio serviço. No entanto, exatamente por isso, se você o fizer será a sua oportunidade de se diferenciar da concorrência e ter um serviço ainda mais exclusivo.
Mas que tipo de informação poderia ter nessa ficha?

• Dados básicos de contatos e perfil de cliente,
• De qual salão veio, quem a indicou,
• Informações sobre histórico capilar,
• Condições físicas e se está fazendo algum tratamento médico,
• Histórico de serviços.

Na era da internet, da informação, é indispensável que toda empresa de Beleza e Bem Estar tenha essas informações sobre a suas clientes antes de qualquer procedimento.

RAZÕES PARA SE TER UM PROCESSO DE CADASTRO DE CLIENTES

• Confiança – Se é a primeira vez que um cliente entra em seu salão possivelmente ficará impressionado com o cuidado que você tem antes mesmo de prestar o serviço. Além disso, você pode orientar seu cliente a partir de algo que você notou, como por exemplo condições do couro cabeludo. Indicar um médico, um tipo de tratamento, produtos específicos e etc.

• Segurança – Para que o profissional saiba o que pode, o que não pode e o que precisa ter mais atenção.

• Estreitar relacionamentos – É a oportunidade de conhecer mais sobre seu cliente. O que faz, seus hobbies, os serviços que já fez com você, quanto tempo não vem, quais serviço parou de fazer com você e etc.

• Estratégia de pós venda – Ter esses dados de todos os seus clientes é sem dúvida a coisa mais valiosa que você tem, além de seu nome. Portanto, aproveite para tê-las atualizadas. Mudou de endereço? Montou um restaurante? Fez uma nova promoção? Sem dizer, de insights que você pode ter ao perceber algum tipo de padrão nas fichas. Por exemplos, um número grande de clientes vindas de um mesmo bairro distante.

Imagine evitar uma dor de cabeça de uma reação química? Imagine poder ver que a maioria de suas clientes tem algo em comum e poder fazer uma campanha de marketing mais assertiva?
Confira o modelo básico e gratuito de planilha para cadastro e controle de clientes que preparamos para você.

O QUE DEVE TER NO CADASTRO DE CLIENTES DO SEU SALÃO DE BELEZA E ESTÉTICA

A ficha de seu cliente deve ser dividida em duas partes:

1. A primeira são de dados que você deve coletar apenas uma vez e atualizar eventualmente.
2. A segunda se refere ao histórico do cliente e deve ser atualizada a cada nova ida do cliente.

Primeiro colete informações pessoais básicas:

• Nome,
• Telefone,
• E-mail (essencial!),
• Endereço,
• Data de Nascimento,
• Sexo,
• CPF (pode ser importante para não haver cadastros duplicados),

Se possível, comece a anotar detalhes mais pessoais que irão lhe ajudar no Marketing e relacionamento:

• Como ficou sabendo,

Este campo é interessante colocar opções de múltipla escolha.Mas você pode ser mais detalhada e ao invés de colocar internet simplesmente, vale a pena saber se foi o Google que lhe ajudou, algum portal exclusivo para profissionais do setor ou alguma rede social. Isso permite que você corte custos desnecessários e invista naquilo que lhe dá mais retorno.
Outras questões pessoais são importantes também:

• Qual último salão/profissional visitou antes e por que mudou,
• Trabalho/ocupação,
• Hobbies,
• Problemas e questões de saúde / alergia a produtos químicos,

Agora, um espaço para perguntas mais técnicas, pergunte e anote sobre:

• Histórico químico – Evita, por exemplo, que você seja responsável por uma queda capilar.

Cabelo:

• Textura – Super fino, fino, médio, grosso e super grosso,
• Densidade – Cabelo Denso, possui mais fios por centímetro quadrado do que o Esparso ou Fino,
• Porosidade – A estrutura e a condição da cutícula do cabelo, quanto maior a porosidade, maior a absorção de líquidos e produto,
• Elasticidade – Um cabelo com boa elasticidade não se quebra facilmente ao ser penteado ou escovado, diferente de um cabelo sem elasticidade que é ressecado e sem vida e que quando se quebra,
• Condições do couro cabeludo – Nenhum ativo de transformação deve ser feito se o couro cabeludo não estiver completamente saudável pois os riscos de irritação, queimaduras e agravamento das doenças são maiores diante disso.

Histórico de serviços

• Data do último serviço,
  • Especificações dos serviços e respectivos profissionais,
  • Coloração, químicas e outros detalhes do serviço,

Se quiser ir mais além, você pode pensar em recolher informações que podem lhe ajudar a lançar campanhas de publicidade mais assertivas:

• Grau de satisfação,
• Valor pago,
• Se tem filhos, maridos e suas respectivas idades,
• Outras datas importantes (casamento, por exemplo).

A verdade, é que quanto maior a quantidade e abrangência de informação que você tem sobre seus clientes melhor será para você e seu salão.
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QUANDO E COMO ATUALIZAR A FICHA CADASTRAL

Aqui está o que você deve fazer regularmente para manter uma base de clientes e a ficha cadastral em dia:

Simples não? Faça isso sempre, todos os dias, com todos os clientes! Sem isso, você estará deixando escorrer pelo ralo o seu bem mais valioso, sua clientela! Sem isso fica difícil também fazer ações de marketing, fidelização e outras tantas coisas importantes que ajudam você a ganhar mais dinheiro.
Quando o cliente for novo, restrinja-se a coletar as informações essenciais: telefone, e mail e como ficou sabendo de você. Deixe para coletar as demais quando o cliente lhe visitar, caso contrário, poderá soar um pouco burocrático o processo de agendamento.
Assim que você for atualizar o histórico do cliente aproveite e pergunte se o telefone ou endereço da pessoa mudou, assim você mantém todos os dados atualizados.

MAS QUEM DEVE FAZER ISSO?

1)Se você tiver uma recepcionista, é importante explicar para ela (s) que essa deve ser uma função tão importante quanto controlar as agendas dos profissionais e clientes. Portanto, treine todas as pessoas que cuidam do atendimento e pagamento. Uma reunião semanal fixa para acompanhar especificamente este trabalho também é importante para certificar-se que está tudo ok.
2)Se não for o caso, isso pode ser feito justamente pelo profissional que atende a respectiva cliente. Juntamente com a comanda de serviço, anexe a ficha de cadastro do cliente. Ou na hora de “inserir os dados” no sistema, é uma boa hora para atualizar o cadastro do cliente.

O QUE UTILIZAR: PAPEL OU COMPUTADOR?

Não importa se você controla em fichas de papel como dentistas e academia fazem. Se é em papel A4 impresso, planilha, software ou papel de pão. O importante é que você tenha esse processo de coleta, atualização e analise das informações de seus clientes rodando no dia a dia. Fazer e controlar o cadastro da sua base de clientes é o mais importante! Porém é claro que existem formas e ferramenta que irão lhe ajudar neste função.
Se você vai começar do zero, ou quase do zero, a sugestão é que você não comece com um sistema. Faça isso somente se você já tem facilidade com sistemas e entende perfeitamente o que quer. Caso contrário, é importante definir e estabelecer um processo que funcione antes de informatizá-lo.
Papel ou Excel são as melhores opções, embora sugerimos fortemente o uso de planilhas. Depois que você pegar o jeito, faça uma migração rápida para um sistema especializado. Não espere muito para fazer a mudança depois e nem se iluda de buscar soluções gratuitas (irá lhe dar dor de cabeça e existem opções altamente econômicas).
Se mesmo assim você optar por papel provisoriamente lembre-se da “trabalheira” que pode ser migrar para outra solução depois. Neste caso me resta sugerir que você utilize lápis ao invés de caneta.

DICAS PARA COMPUTADOR:

• Excel – se esta for sua opção considere utilizar o Dropbox para poder acessa-la de qualquer lugar,

• Google drive – Serve como um Excel porém armazenado na internet e pode ser acessado de qualquer lugar. Oferece menos opções de configuração que o Excel mas se você não tiver um nível avançado não faz muita diferença.

• Sistema – é uma opção mais robusta mas você precisa entender que investir tempo e dinheiro (não muito) deve ser essencial para se ter algo de qualidade.

Se você já faz algo neste sentido mas pode fazer melhor e de forma mais consistente, não mude para outra ferramenta imediatamente – a não ser que esteja extremamente insatisfeita. Uma sugestão, é focar em melhorar o que você já faz: refaça sua ficha,retreine seus funcionários e acompanhe semanalmente.
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