Melhorar sempre!

Melhorar sempre!    Por: Fernando Angelieri 

Existe um chavão sobre as guerras em que o vitorioso foi quem errou menos, ou seja, as melhores empresas têm seus problemas sob controle ou em um processo de melhoria contínua para evitar que eles se agravem e gerem perdas (financeiras, imagens, clientes, etc.).

Faça um experimento: pegue um papel e caneta e escreva tudo o que gostaria de resolver no seu negócio. Não se preocupe com a ordenação nem quais são mais importantes, só escreva. “Controle irregular do estoque”; “Produtos enviados errado”; “Falta de fundo de emergência”; “Telefones congestionados”; “Funcionários do administrativo descontentes”; podem ser alguns de seus exemplos.

Lista grande, não é? Como ninguém tem recursos para atacar várias frentes, você deverá escolher uma ou duas da sua lista. Tente fazer isto e verá como é difícil, já que muitos fatores emotivos vão querer dominar suas preferências.

Para poder melhor escolher quem será o escolhido existem várias técnicas de análises, mas acho muito formais para empresas menores. Uma solução que uso é a adição de pesos em cada um dos problemas – e cada um destes pesos são específicos pelo momento da empresa. Por exemplo, você poderia adotar os temas “Melhora de margem”, “Aumento de clientes”, “Aquisição de talentos”, etc. e acrescentando ao final um item que seria a “dificuldade em realização”.

Então em uma tabela seria algo como (notas de 1 a 5):



Em nossa simulação, o problema de “Envio de produtos errados” está com o maior resultado e neste momento da empresa é o que deveria ter toda a sua atenção.

Até aí, muitos empresários conseguem fazer este trabalho mental, mas a diferença aqui é você poder acompanhar os históricos das ações da empresa e, teoricamente, evoluir baseando-se em números. Mas ainda não acabou. Não é porque encontramos o maior vilão da empresa que a coisa se resolveu como num passe de mágica. Esta foi apenas a primeira etapa.

Arregace a manga e vamos botar a mão na massa, só que não
Não vou entrar muito em teorias, mas na década de 50 um tal de Deming saiu dos EUA e foi para o Japão ensinar ao pessoal da indústria automobilística como melhorar seus produtos. Uma de suas ferramentas era o PDCA (Plan-Do-Check-Act em português seria Planejar-Executar-Verificar-Agir).

Uma das vantagens em se usar o PDCA no dia-a-dia de sua empresa é que nunca é esperado que o problema simplesmente seja resolvido em sua totalidade e sim que ele seja melhorado por etapas, factíveis com os recursos e tempo disponíveis. Isto também dá tração e motivação a quem está trabalhando para resolver o problema.

Voltando a colocar a mão na massa, veja que a primeira letra é para o planejamento, identificar o problema, o que você realmente está enfrentando e escrever o que você acha que deveria fazer para solucionar parte deste problema.

Vamos dizer que ao fazer o levantamento, detectaram que parte dos erros deve-se às falhas do leitor de código de barras durante a expedição. Então nosso planejamento (Plan) envolve trocar os equipamentos e tudo que seja necessário para isto. A nossa execução (Do) é fazer a troca propriamente dita.

Agora vem a parte que geralmente começa a ser esquecidas em projetos que é a parte da verificação: quantos produtos enviados errados eram processados? E agora? A expectativa de redução foi atingida? Se rodar novamente sua lista de problemas na empresa e colocar os pesos, o problema “Envio de produtos errados” continuará no topo ou a redução conseguida tirou o problema da lista de prioridades?

Esta é a ideia geral para se atuar em focos problemáticos mesmo com economia desaquecida ou com baixos recursos. O importante é focar nos problemas sem sentimentalismos e exigir pequenas melhorias por vez. Mantenha o ciclo ativo e registre os números do passado. Você e seus funcionários verão o quanto a empresa vem crescendo de forma sólida e contínua.
http://www.santanderempreendedor.com.br/especialista-da-semana/6161-melhorar-sempre