Como fazer Relatórios de Status
O ato de relatar o andamento de um projeto, ou como se diz no jargão “reportar status”*, pode fazer toda a diferença sobre como o projeto será visto pelos stakeholders. Um relatório com falta ou excesso de informações pode gerar ansiedade, desconfiança, resistência ou simplesmente não “vender” bem, ou seja, pode prejudicar o projeto.
Montar relatórios requer disciplina, regularidade e adaptatividade. Cada empresa possui seus modelos, existem tantas variações de templates quanto existem preferências pessoais de clientes e gerentes. E às vezes, o mesmo projeto precisa ser reportado em dois ou três formatos dferentes ao mesmo tempo.
Neste post apresento 6 modelos de Relatórios de Status, explico suas aplicações, vantagens, desvantagens e disponibilizo o template para download. Os relatórios estão ordenados conforme o grau de visibilidade e nivel de informação (classificação que fiz empiricamente). Podem baixar e usar, se usarem em seus blogs, favor referenciar este site. Façam bom proveito!
* Palavras-chave para Relatórios de Status = Relatório de andamento do projeto, Relatório de Status, Status report, Status meeting, Relatório executivo
1. Modelo Excel Visual
Este é um modelo visual montado no Excel, que apresenta os aspectos Escopo, Marcos (Tempo), Realizações, Principais Riscos e Custos.
Aplicação: Funciona para qualquer tipo de projeto.
Vantagens:
- Mostra vários aspectos do projeto em uma tela
- Pode ser trabalhoso manter a Curva S
- A EAP pode ocupar bastante espaço
- Requer compreensão sobre como usar a EAP para controle de escopo
Download: 
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2. Modelo de Relatório de Status para Projetos, Programas e Portfólios – “MODELO SIMPLIFICADO” 
Este modelo é bem simplificado, em que o GP informa em uma frase o andamento do projeto (realizações, riscos etc) e marca uma face como status (bom, médio e ruim).
Aplicação: Funciona para projetos pequenos, que nào controlam custos.
Vantagens:
- A elaboração do relatório é muito rápida e informal
- Requer reunião para explicar os highlights
- O GP possui apenas uma frase para falar do projeto inteiro
Download:
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3. Modelo de Relatório de Status para projetos – “Burn down graph“
Considero o “Burn Down Graph” como um modelo de relatório de status porque ele dá uma visão geral do projeto, mostrando “quanta horas faltam” para terminar as atividades. Se utilizado em conjunto com o conceito de sprint do Scrum, os stakeholders conseguem ter um acompanhamento de priorização, valor agregado e ETA (mas isso é uma outra história).
Aplicação: Funciona em projetos que utilizem o método Scrum, desde que o cliente/sponsor/gerente sênior estejam habituados e apreciem a metodologia. Caso contrário, certamente pedirão outros tipos de status report.
Vantagens:
- O próprio controle de atividades do sprint já gera o relatório automaticamente
- O gráfico por si só, dificilmente será aceito como relatório de status. É preciso agregar alguma descrição de “realizações”, uma análise ou a realização de uma reunião de status
Download:
————————————————————————————————————————————4. Modelo de Relatório de Status para Projetos, Programas e Portfólios – “MODELO 1-PÁGINA”
Este modelo mostra informações de “Realizações do Período”, “Riscos”, “Marcos” e tem um quadro para informações gerais, que pode ser adaptado à necessidade do Programa/Portfólio.
Aplicação: Funciona bem para projetos de qualquer tamanho, que não exijam relatório detalhado. Um tipo de projeto cujo processo seja bem conhecido na empresa. Ex: Desenvolvimento de Software, Adaptações ou Service Catalogs em geral.
Vantagens
- A elaboração do relatório é rápida, mas também bastante informativa
- Todas as informações são visiveis facilmente, em especial, o gráfico de marcos é bem fácil de entender
Desvantagens
- Todas os quadros tem espaço limitado
- O quadro de marcos tem espaço limitado, para timelines muito longos pode não servir.
- O desenho dos milestones é um pouco cansativo
Download:
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5. Modelo de Relatório de Status para Projetos – “MODELO DETALHADO”
Este modelo é bem detalhado e tem 8 slides de informação:
- Realizações
- Problemas
- Principais riscos – Tabela com descrição, exposição e ações de mitigação/contingência
- Marcos – tabela com nome, data planejada, data prevista e data realizada
- Entregas – um gráfico que mostra o percentual de cada entrega principal
- Custos – tabela com nome, custo planejado, previsto e realizado (em alguns projetos já acrescentei aqui um gráfico que mostrava total de custos orçados x total realizado ao longo das semanas.
- Índices de performance – Gráfico de CPI e SPI ao longo das semanas
- Pontos de decisão (escalada)
Aplicação: Funciona bem para projetos de qualquer tamanho, em que o cliente/sponsor/gerente sênior deseje ter um acompanhamento bem detalhado e possui disponibilidade para reunir periodicamente sobre o projeto.
Pode também ser usado como um “relatório-agregador”, aquele que é apresentado em ocasiões especiais (trimestralmente, semestralmente).
Pode também ser usado como um “relatório-agregador”, aquele que é apresentado em ocasiões especiais (trimestralmente, semestralmente).
Vantagens:
- Oferece espaço e forma para detalhes, permite discussões, adição de gráficos, figuras
- Facilita o “marketing” do projeto
- Requer reunião explicativa e tempo do cliente/sponsor/gerente senior para discussão. Isto pode não acontecer em alguns casos e tornar o relatório inútil (sem ser lido).
- Pode causar impaciência nos participantes da reunião status, se os slides não forem preenchidos objetivamente
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6. Modelo de Relatório de Status para Projetos – “MODELO COMPLETO”
Este modelo contém várias informações do projeto em uma única tela. Permite a agregação (via excel) com outros arquivos para gerar relatórios de Programa e Portfólio. E ajuda a garantir que o GP está controlando o projeto periodicamente.
Aplicação: Funciona para qualquer tipo e tamanho de projeto, desde que controle Tempo, Riscos e Custos.
Vantagens:
- Tem bastante informação em uma única tela
- Permite agregação para gerar relatórios de Programa/Portfólio
Desvantagens:
- Requer a duplicação das informações dos demais controles (riscos, custos, tempo) neste documento, com isso, a primeira versão do relatório costuma levar (se os dados já estiverem organizados) em torno de 30-90 min, dependendo do tamanho do projeto.
- A tela tem informações demais (fica poluída) para mostrar a um Executivo ou Cliente.
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7. Modelo de Relatório de Status para Programas e Portfólios – “GRÁFICO DE BOLHA”
Este modelo de relatório é um tipo de agregação de dados de projetos, traz uma visão em 3 dimensões de parâmetros numéricos, no exemplo utilizei: CPI, SPI e Size (em quantidade total de horas).
SPI e IDP significam schedule performance index e Índice de desempenho de prazo, respectivamente. CPI e IDC significam cost performance index e índice de desempenho de custos. Saiba mais sobre estes indicadores em “Introdução ao Valor Agregado” ou “Como controlar custos de um projeto“.
Aplicação: Funciona para Programas/Portfólios cujos projetos coletem três métricas numéricas.
Vantagens:
- Visualização de múltiplos projetos em um gráfico de dispersão que permite que o gerente direcione seu foco para onde há indícios de problemas. Exs: Projeto com CPI < 1 e SPI > 1, projetos com CPI e SPI < 1.
Desvantagens:
- Requer maturidade no processo de Gestão de Projetos, para que os GPs estejam habituados a controlar baselines, gerar e reportar métricas, analisar causas de problemas e gerar ações corretivas
- Requer maturidade organizacional para manter o foco na solução de problemas
- Requer um relatório auxiliar mostrando informações de cada projeto.
Em breve mais modelos serão disponibilizados. Acompanhe pelo twitter @elirodrigues.
Eli Rodrigues
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- Ferramenta para Identificação de Partes Interessadas
http://www.elirodrigues.com/2011/03/30/statusreports/
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