Gestão do Conhecimento pode alavancar crescimento nas pequenas empresas

Se perguntarmos em um auditório repleto de empreendedores se a importância do conhecimento na gestão de sua empresa é alta provavelmente a maioria das respostas será positiva. No entanto, se questionarmos mais a fundo sobre quais os mecanismos utilizados para que o conhecimento tenha real valor no dia a dia da gestão da empresa poucos saberão responder. Este é um cenário preocupante diante de um mercado cada vez mais competitivo e dinâmico.

José Cláudio Cyrineu Terra, autor do livro “Gestão do Conhecimento em Pequenas e Médias Empresas”, apontou em sua pesquisa, realizada na Universidade de São Paulo, três tipos de empresas. O primeiro grupo é formado por aquelas que aprendem, ou seja, com envolvimento nas práticas de gestão do conhecimento, estas apresentam melhores resultados no mercado.

O segundo é composto pelas tradicionais, com pouca relação com gestão do conhecimento e baixas chances de atrair capital estrangeiro e conquistar mercado internacional. Já no terceiro grupo estão as empresas que desconhecem as práticas de gestão do conhecimento – geralmente não estão no mercado internacional e são aquelas que alcançam as menores fatias em seus mercados.

O Pensando Grande conversou sobre este assunto com Adriano Santos, gerente de tecnologia da Light Infocon e pesquisador de Gestão do Conhecimento há oito anos. Acompanhe nosso bate papo.

O que é gestão do conhecimento e como ela pode ser aplicada em pequenas e médias empresas?

O conhecimento é o maior bem de uma organização e gerenciar este conhecimento é se conhecer de verdade. Em linhas gerais, a Gestão do Conhecimento representa um conjunto de práticas organizacionais cujo foco é possibilitar um ambiente colaborativo dos saberes individuais e coletivos para um bem comum.

Ela contribui para que as experiências individuais e coletivas ganhem um papel fundamental na tomada de decisão estratégica nas organizações, pois se tratam, na maioria das vezes, de experiências empíricas sobre processos vivenciados pelos participantes, sendo assim, essas informações tem um cunho mais relevante. Porém, essas informações devem ter um tratamento especial, uma filtragem. E é nesta hora que as práticas de Gestão do Conhecimento são utilizadas.

Quais áreas da empresa são diretamente impactadas pela gestão do conhecimento?

A necessidade de gerir o conhecimento organizacional vai da entrada de um insumo até o momento de tomada de decisão da Diretoria.Como disse anteriormente, quando uma organização gerencia o seus processos e conhecimento, ela passa a se conhecer de verdade e é incrível como muita coisa é percebida durante este processo. Muitos gestores pensam que sabem como tudo está funcionando em sua organização, mas se surpreendem (na maioria das vezes de forma negativa) com o que acontece na prática.

Quais as vantagens e os benefícios da aplicação da gestão do conhecimento?

Quando uma organização se conhece de verdade, ela pode implantar melhorias contínuas, bem como elaborar estratégias mais precisas, projetos, compras, reavaliações dos processos e procedimentos, necessidade de contratação, expansão dos negócios ou qualquer tipo de ação possa ter um impacto e de uma forma muito mais positiva e segura. Pois existem fontes de informações que possibilitarão sempre a melhor escolha.

Alguns problemas são comuns nas empresas de pequeno e médio porte. Muito dos processos existentes nas organizações, assim como grande parte de todo o conhecimento criado nela, estão na mente das pessoas e não em sistemas que automatize os processos e que possibilitem o compartilhamento desse bem. Isso faz com que as empresas se tornem refém de pessoas, além de impossibilitar que este conhecimento seja evoluído, por meio de contribuições contínuas vinda das experiências de cada indivíduo.

Quais os desafios para aplicar a gestão do conhecimento em pequenas empresas?

O que acontece é que, em muitos casos, as organizações querem resolver todos os problemas de uma só vez e sem planejamento. Porém, fatores tais como impacto cultural, aversão à tecnologia e resistência à mudança devem ser levados em conta em qualquer projeto e não seria diferente em nosso caso. Então, a organização deve ter uma postura cartesiana e dividir e problema em partes pequenas, a fim de resolver o todo ao final.

O segredo é diminuir o impacto cultural e sempre mostrar os benefícios que a Gestão do Conhecimento traz. Para a organização, os benefícios são mais claros. Porem é muito importante mostrar que com o processo de compartilhamento de conhecimento, os funcionários poderão se aprimorar, com aprendizado contínuo e com a troca de experiência com os demais participantes, agilidade em tomada de decisões, segurança nos processos, divisão justa de trabalho e atribuição de responsabilidades bem definidas.

Como se dá a junção entre tecnologia e a gestão do conhecimento?

Como não poderia ser diferente, a tecnologia tem um papel fundamental em todo processo da Gestão do Conhecimento. Ela tem quebrado as barreiras da comunicação e possibilitado que a contribuição seja realizada de qualquer parte do mundo. Por outro lado, com o avanço dos meios de comunicação e a popularização da Internet, nós somos obrigados a filtrar a informação que absorvemos e transformamos em conhecimento.

Não é diferente nas organizações. Nem todo conteúdo que um possível usuário impute no sistema é relevante. Então, se faz necessário uma triagem das informações, um tratamento, para que só permaneça o que for relevante. Diversas pesquisas e tecnologias estão sendo utilizadas para auxiliar neste processo. Atualmente, ferramentas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e Workflow vêm ganhando muito espaço nas organizações. Elas, de fato, facilitam muito o dia a dia de uma organização, além de se caracterizarem como tecnologias maduras e de alta confiabilidade.

Outro ponto bastante relevante é a possibilidade de integração. É primordial que as soluções que sejam adotadas por uma organização possam se comunicar, entre sim, de forma sinérgica. Porque, só assim, todo o conhecimento poderá ser aproveitado de forma eficaz pela organização.

Como as pequenas empresas podem iniciar um projeto de gestão de conhecimento?

O primeiro passo é ter consciência da necessidade e da importância que o conhecimento organizacional representa na tomada de decisão. Depois disso, procurar conhecer os processos organizacionais, como tudo funciona realmente. Existem empresas especializadas em mapear processos e em auxiliar no processo de conhecimento organizacional. O terceiro passo é, com base no conhecimento da organização, definir prioridades e, com base nelas, verificar no mercado tecnologias que agreguem valores e que possibilitem evolução continua.

Muitos projetos tendem ao fracasso porque não existe um planejamento e, muito menos, uma divisão de ação. Quando se tem o conhecimento de onde se quer chegar, é importante planejar o caminho a seguir. Lembrando que tudo que for realizado tem que funcionar como uma porta de conexão para evolução. Nenhuma solução que não possibilite evolução, escalabilidade e integração podem ser utilizadas quando se deseja o processo de evolução contínua.

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