Como aumentar a lucratividade gerenciando os recursos da oficina

Para atingir esse objetivo é necessário especificar uma estratégia que deve envolver todos os funcionários com foco em uma meta definida, como por exemplo, economizar água, energia e matéria-prima, que podem significar uma redução de até 90% nas despesas da oficina.

Este é um número real que integra os resultados do programa “Cinco menos que são mais”, do Serviço Brasileiro de Apoio a Micro e Pequenas Empresas (Sebrae-BA), que entre 2011 e 2012 capacitou 37 empresários baianos para aumentar sua rentabilidade com a diminuição de desperdícios.

De acordo com o consultor do Sebrae-SP, Júlio Tadeu Alencar, o maior desperdício está na mão de obra, por causa das horas extras: “Quando o mecânico não consegue realizar o trabalho dentro do tempo padrão (prazo previsto para a execução de uma tarefa), ele recebe no regime de hora extra. O desperdício de tempo resulta em hora extra, e este custo, em um ano, pode representar aproximadamente o dobro do valor da folha de pagamento dos mecânicos em um mês, sem os encargos”, disse.

Alencar afirma que o reparador pode (e deve) identificar gastos excessivos utilizando a curva ABC: “Primeiramente é necessário mapear todo o consumo da oficina, controlando os itens que causam desperdícios. Se fizermos uma (curva) ABC desses itens, poderemos nos concentrar em 20% dos itens que são responsáveis por 80% dos valores totais do desperdício”, explicou.

Para Alencar, conscientizar e treinar são os primeiros passos para inibir o gasto excessivo e diminuir o desperdício. Utilizando a conta de luz como exemplo, deve-se estabelecer uma meta de redução e fazer o acompanhamento das próximas faturas, incentivando funcionários a desligar equipamentos e luzes. O monitoramento contínuo é importantíssimo para inibir qualquer retrocesso.

Outra maneira é utilizar a tecnologia, equipamentos e ferramentas mais eficientes, tais como uma máquina lavadora de peças (jato de alta pressão). Equipamentos desse tipo são utilizados para a lavagem de peças em geral e permitem a reutilização do solvente por diversas vezes. Desta forma, gera economia para a oficina e diminui a quantidade de solvente descartado, além de contribuir para evitar o descarte e poluição do meio ambiente.

Júlio Alencar observa que os proprietários de reparadoras podem otimizar a utilização dos recursos na oficina, principalmente dos itens que estão sendo desperdiçados, mapeando todos os custos. Após essa etapa, basta controlar, gerir e reduzir os desperdícios, implantando o seguinte procedimento (como sugestão):

a) Utilizando indicadores, que são medidas de desempenho que os gestores deverão comparar com as atuais realizadas, tais como: produtividade e eficiência. Estas medidas possibilitam o acompanhamento do desempenho dos serviços individualmente de cada mecânico, propiciando a obtenção de dados referentes à capacidade de cada serviço, para assim aplicar as correções, se necessárias;

b) Com aperfeiçoamento do pessoal, ou seja, treinamento e acompanhamento individual de desempenho de cada reparador;

c) Realizando a instalação de um painel para demonstrar os índices, custos e metas, assim como a evolução periódica dos mesmos, para que todos tenham acesso visual e possam contribuir para a redução dos desperdícios;

d) Realizar reuniões com os colaboradores para debater soluções referentes às informações do painel. Observar e aplicar as técnicas e estratégias utilizadas por aquele mecânico que atingir as metas. Também controlar as paradas, faltas e os atrasos, além de adotar métodos de motivação profissional, garantindo assim a satisfação dos profissionais, criando consequentemente um ambiente e um reflexo positivo para o atingimento de metas.

Alencar explica que como em qualquer área de prestação de serviço, nos centros automotivos os principais gastos desnecessários e desperdícios se dividem em mão de obra e materiais. Para o caso de uso da mão de obra nas oficinas mecânicas, a maior responsabilidade cabe à:

- Falta de procedimentos operacionais, ou seja, ausência de procedimento para a execução de uma tarefa;

- Ociosidade, que são horas não produtivas e não aproveitadas, que são irremediáveis e definitivamente perdidas, haja vista a absoluta impossibilidade de estocá-las.

Para o caso do uso de materiais ou matérias-primas, o maior desperdício está na má utilização (manuseio) ou falta de aproveitamento total (excesso) destas.

Desperdício pode ser definido como todo e qualquer recurso que é utilizado na elaboração de um produto ou execução de um serviço, além do estritamente necessário para a conclusão, podendo ser tanto a matéria-prima, quanto tempo, recursos financeiros, energia elétrica, mão de obra ou qualquer outro recurso que tenha custo.

O consultor do Sebrae-SP ressalta algo que todos deveriam saber, mas que não parece estar claro: “Todo desperdício gera custo, e quanto menor o custo, maior a sua lucratividade. Por isso a necessidade do administrador da oficina estar atento e implantar o quanto antes métodos para identificar e eliminar desperdícios e gastos desnecessários”, encerrou.

Levantamento do Sebrae-SP aponta quais são os principais itens desperdiçados na oficina mecânica:

• Água: Para limpeza do estabelecimento, banheiros, lavagem das peças e veículos;
• Oxigênio, argônio e acetileno: Uso em excesso ou má conservação de equipamentos para solda;
• Ar comprimido: Falta de manutenção e vazamentos na linha de ar;
• Materiais de limpeza: Uso em excesso;
• Peças: Danificadas pela montagem, compra errada ou sem qualidade;
• Ferramentas: Perdidas, quebradas ou em falta;
• Luzes: Acesas durante o dia ou excesso de iluminação;
• Energia elétrica: Máquinas ligadas sem produção;
• Instalação elétrica: Fiação elétrica mal dimensionada;
• Mão de obra: Retorno de serviços mal executados, retrabalho;
• Tempo: Falta de programação de serviços causando ociosidade nos funcionários;
• Procedimentos, logística: Ferramentaria e estoques de peças longe dos locais de trabalho;
• Financeiro: Excesso de peças, óleos, pneus, e outras peças encalhadas nos estoques, erro na compra.

“Todo desperdício gera custo, e quanto menor o custo, maior a sua lucratividade. Por isso a necessidade do administrador da oficina estar atento e implantar o quanto antes métodos para identificar e eliminar desperdícios e gastos desnecessários”

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