1- Controle de caixa: suas contas precisam bater
Parece óbvio: o princípio básico para manter sua organização com as contas no azul é sempre monitorar suas despesas, acompanhando diariamente a entrada e saída de dinheiro e analisando o fluxo de caixa. Apesar disso, a falta de controle de caixa é um dos maiores vilões das micro e pequenas empresas. Não ter uma visão clara da saúde financeira do negócio pode (e vai!) gerar prejuízos, gastos desnecessários e perda de oportunidades de crescimento.
Por isso, a dica é simples: a conta tem que fechar. Tenha o controle do seu contas a pagar e receber, acompanhe todas as entradas e saídas de dinheiro, suas datas, programe-se e registre tudo! Dessa maneira você minimiza consideravelmente a chance de chegar no final do dia, semana ou mês e seu caixa não fechar. A tarefa não precisa ser manual: utilize um sistema de gestão que conte com um módulo financeiro para te ajudar nesta operação.
2- Finanças pessoais x Finanças empresariais: separe!
Outro erro clássico de muitos microempresários, principalmente no início do negócio: Misturar as despesas pessoais com as empresariais. Afinal, é a sua empresa, então aquele dinheiro que entra também é seu, certo? Errado! Para garantir a sobrevivência da sua organização é preciso entender as diferenças entre Faturamento e lucro líquido (Falaremos sobre isso na 4ª dica) e que o dinheiro que entra, especialmente no começo, é da própria empresa. Ele é fundamental para que o capital de giro funcione e que haja dinheiro em caixa para pagar fornecedores, funcionários, entre outras pendências. Adicionar despesas domésticas como o aluguel, parcela do carro, escola das crianças, etc, irá prejudicar as finanças do seu negócio e, como mencionamos no primeiro item, a conta não vai fechar.
A dica primordial para que você tenha o controle das finanças empresariais e pessoais é separar as contas correntes. Não é impossível controlar suas despesas particulares e as da empresa utilizando uma única conta, mas, ter as contas correntes separadas para cada tipo de atividade é o ideal. Isso sem levar em consideração que existem vantagens específicas para empresários ao utilizar uma conta jurídica, como explica Maurício Galhardo, especialista em finanças: “Quando precisa de dinheiro na empresa, a pessoa recorre aos créditos pessoais e não sabe que pode ter condições melhores na conta de pessoa jurídica”.
3- Pés no chão: cuidado com gastos desnecessários
Seu negócio está dando certo, você já está tendo lucro, seu produto ou serviço está se consolidando no mercado, sua conta está no azul, enfim, tudo está como no seu planejamento: chegou o momento de expandir! Muito cuidado e atenção nesta etapa. O seu sonho está se realizando, mas, como empreendedor, seus pés devem continuar no chão. É muito comum nesta etapa de expansão o micro e pequeno empresário vislumbrar grandes passos, esquecer do planejamento e acabar lidando com gastos desnecessários: seja mudando para um escritório muito maior que o necessário, contratando mais funcionários sem alinhar com o crescimento de demanda até alterando toda a ordenação de equipamentos, etc. A melhoria da estrutura e ambiente de trabalho são de suma importância para o seu negócio, mas é importante que você mantenha essa expansão alinhada com seu planejamento financeiro. Revise bem cada passo, tenha o auxílio de um especialista em finanças para ajudar na elaboração dessa estratégia, faça um plano a curto, médio e longo prazo e tenha o controle sobre todas as despesas e projeções de crescimento durante todo o período.
4- Faturamento e lucro: qual diferença?
Basicamente, o faturamento é a arrecadação total que o seu negócio adquiriu em determinado período, ou seja, a soma de todos os valores que sua empresa recebeu realizando a atividade comercial proposta. É por meio do valor do seu faturamento que o governo irá calcular o quanto deve ser pago referente aos impostos fiscais como ICM, COFINS, entre outros.
Falando em lucro, podemos dividi-lo em dois: Lucro bruto, que é o faturamento da sua empresa subtraindo a soma de todas os custos variáveis do seu negócio e o lucro líquido, que resulta do valor faturado menos os custos fixos e variáveis.
Como mencionamos acima, é primordial que o empresário saiba a diferença entre o faturamento e o lucro gerado pelo seu negócio. É dessa forma que será possível enxergar de maneira precisa os lucros ou prejuízos e projetar o crescimento sadio e inteligente da empresa. Esteja sempre atento aos relatórios de fluxo de caixa e demonstrativo de resultado para analisar seu lucro real e faturamento.
5- Fuja de processos manuais: Utilize um sistema de gestão
A precisão é palavra-chave quando o assunto é gestão financeira. Quanto mais preciso e automatizado for o processo de atualização de dados, menor será a chance de de erros nos cálculos. Por isso que a dica é aderir a um sistema de gestão empresarial logo no início do seu negócio.
O VHSYS é um sistema de gestão empresarial totalmente online especializado em micro e pequenas empresas. Com o módulo financeiro você poderá controlar seu fluxo de caixa, analisar e monitorar seu contas a pagar a receber, fazer conciliações bancárias através do arquivo OFX e muito mais. O software ainda conta com ferramentas para emissão de notas fiscais, controle de estoque, cadastro de clientes e outras funcionalidades que irão automatizar e facilitar a administração do seu negócio.
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