Adotar um sistema de Controle de Ponto pode trazer
resistência. O que fazer para ajudar seus colaboradores a se adaptarem melhor?
Toda mudança acaba trazendo um pouco de resistência no
início; e com a implementação de um sistema de controle de ponto não seria
diferente. Mas existe solução!
Nas primeiras semanas é possível que muitos colaboradores
se esqueçam de utilizar, ou tenham dificuldades para aprender a maneira de
utilizar, outros podem também resistir por simplesmente não compreenderem a
necessidade de um controle de frequência.
O que a empresa pode fazer para ajudar os colaboradores a
adaptar melhor e mais rápido?
Um bom processo de integração e adaptação pode ser
dividido em três principais fases:
●
O Aviso prévio
●
O Treinamento
●
A Adaptação
Simplesmente implementar uma mudança tão importante da
noite para o dia não é a melhor maneira de executar. É preciso planejamento e
estratégia, caso contrário a implementação pode não trazer os benefícios
esperados, e ainda ameaçar a organização atual da empresa.
Vamos refletir sobre como essa sequência de fases pode ser
útil!
O Aviso
Prévio
A partir do momento que estiver confirmada a utilização do
sistema de Controle de Ponto, você pode começar a preparar seus colaboradores
avisando que haverá mudanças e munindo-os de informação.
Assim, eles terão tempo para começar a acostumar com a
ideia e, principalmente, para compreender por que essa mudança está sendo
implementada e como ela pode ser positiva tanto para a empresa, quanto para ele
mesmo.
Envie um e-mail geral contando que a empresa tem novidades
e um sistema de controle de ponto será integrado. No e-mail, enfatize que a
empresa trará essa novidade, pois identificou que ela poderá melhorar a rotina
de trabalho para todos.
Numa comunicação seguinte, mencione qual será o sistema
adotado, adicionando materiais de apresentação, como um pdf simples que mostra
os principais benefícios para colaboradores.
Dessa maneira, os colaboradores não serão pegos de
surpresa e estarão mais abertos a receber o treinamento; além de sentirem-se
incluídos e informados sobre o que acontece na empresa, o que é um ótimo ponto
motivacional.
O
Treinamento
Quando o sistema de controle de ponto finalmente for
implementado, não será uma surpresa. Todos estarão prontos para conhecer a
novidade e começar a usar!
Agora você precisa explicar o funcionamento e ajudá-los de
maneira prática como, de fato, usar esse sistema do jeito certo, e como
aproveitar as ferramentas e benefícios que ele oferece da melhor forma
possível.
Organize um evento de treinamento com os colaboradores da
casa. Envie um convite com data e hora, junte todos numa sala – ou no espaço
que a empresa tiver disponível – para ensiná-los a dar os primeiros passos:
●
Como baixar o aplicativo?
●
Como criar um cadastro?
●
Como bater ponto?
●
Como configurar
funcionalidades disponíveis?
Além de ensiná-los a utilizar o sistema, a empresa deve
aproveitar o momento para explicar aos colaboradores o motivo de estarem
implementando um sistema de controle de ponto:
●
Por que fazer controle de
ponto e Frequência?
●
Por que é positivo para a
empresa?
●
Por que é positivo para o
colaborador?
E, por fim, após treinados, distribuir materiais e
informações básicas de apoio:
●
Como buscar ajuda ou entrar
em contato em caso de dúvidas?
●
Panfleto (ou pdf via
e-mail) contendo o Guia de como usar o sistema.
●
Brindes relacionados ao
sistema (chaveiros, broche, copo).
Após esse processo (que pode durar apenas algumas horas),
mais do que apenas implementar um novo sistema, você de fato treinou e preparou
seus colaboradores para participarem de uma nova cultura de gestão de tempo!
A
Adaptação
Agora, a empresa não pode se esquecer de oferecer todo o
apoio necessário!
Mesmo após o treinamento, haverá colaboradores que não
puderam estar presentes no dia, ou que estavam presentes, porém ainda estão com
dificuldades e dúvidas em relação ao sistema de controle de ponto e frequência.
Também, claro, possivelmente haverá colaboradores ignorando o novo sistema e
não utilizando-o.
Para lidar com esses resquícios de resistência, é
necessário um plano de ação contínuo, que se manterá incentivando os
colaboradores.
●
Criar a cultura de treinar
todos os novos colaboradores para usarem o sistema.
●
Especializar uma pessoa da
empresa na utilização do sistema e torná-la disponível para fornecer suporte
sempre que necessário.
●
Durante as primeiras
semanas, promover pesquisas para avaliar a performance da adaptação dos
colaboradores ao novo sistema.
●
Oferecer incentivos, por
exemplo: todo mês, um almoço especial na faixa para cada colaborador que fechar
o mês com todos os registros de ponto feitos de acordo com a agenda, e sem
falhas.
●
Conversas particulares com
os colaboradores que apresentarem maior resistência para compreender o motivo e
encontrar uma solução.
Quando todo o processo for concluído e estiver funcionando
positivamente, com certeza todo o trabalho e empenho em preparar as equipes
terá valido a pena!
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