Quais seriam as principais funções da Administração Financeira?
1. Análise e Planejamento financeiro: Analisar os Resultados e planejar ações necessárias para a obtenção de melhorias.
2. A boa utilização dos Recursos Financeiros: Analisar e negociar a captação dos Recursos Financeiros necessários, bem como a efetuar a correta aplicação dos recursos financeiros disponíveis.
3. Crédito e Cobrança: Analisar a concessão de Crédito aos Clientes e administrar o recebimento dos créditos concedidos.
4. Caixa: Efetuar os Recebimentos e os Pagamentos, controlando o Saldo de Caixa.
5. Contas a Receber e a Pagar: Controlar as Contas a Receber relativas às Vendas a Prazo e as Contas a Pagar relativas às Compras a Prazo, bem como os impostos e Despesas Operacionais.
As primeiras providências que as Empresas devem tomar em relação às Finanças são:
a) Organizar os registros e conferir se todos os documentos estão sendo devidamente lançados e controlados;
b) Acompanhar as Contas a Receber e a Pagar, montando um Fluxo de Recebimentos e de Pagamentos;
c) Controlar o Movimento de Caixa e o Movimento Bancário;
d) Classificar Custos e Despesas em Fixos e Variáveis;
e) Definir a retirada dos Sócios, em função da disponibilidade do Caixa da Empresa;
f) Efetuar a Previsão de Vendas e o Fluxo de Caixa;
g) Acompanhar a evolução do Patrimônio da Empresa, conhecendo a Lucratividade e a Rentabilidade do negócio.
A falta de uma correta Administração Financeira pode acarretar os seguintes problemas:
1. A Empresa não ter informações corretas sobre o Saldo do Caixa, o valor dos Estoques das Mercadorias, o valor das Contas a Receber e das Contas a Pagar, o volume das Despesas Fixas e das Despesas Financeiras, em função da falta ou do registro inadequado das transações realizadas.
2. A Empresa não consegue saber se está tendo Lucro ou Prejuízo em suas atividades operacionais, porque não elabora o Demonstrativo de Resultados.
3. A Empresa não calcula corretamente o seu Preço de Venda, porque não conhece seus Custos e Despesas.
4. A Empresa não conhece corretamente o volume e a origem de seus recebimentos, bem como o volume e o destino dos pagamentos, porque não elabora um Fluxo de Caixa, um Controle do Movimento Diário do Caixa.
5. A Empresa não sabe o valor correto de seu Patrimônio, porque não elabora o Balanço Patrimonial.
6. A Empresa não sabe, exatamente, quanto os sócios retiram de "Pro Labore", porque não tem determinado um valor para a remuneração de seus Sócios.
7. A Empresa não consegue administrar corretamente o Capital de Giro, porque não conhece seu Ciclo Financeiro.
8. A Empresa não faz uma análise e um Planejamento Financeiro, porque não tem implantado um Sistema de Informações Gerenciais (Planejamento financeiro, Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultados, Balanço Patrimonial, etc...). Muitas Empresas iniciam suas atividades com pessoas que trabalham ou trabalharam em alguns Setores da Economia, que têm habilidade e conhecimentos específicos para a atividade da Empresa. Entretanto, poucas pessoas têm experiência em Administração Financeira, e isso interfere nos resultados. Ainda, muitas vezes as atividades são iniciadas com pequena dimensão, e, conforme os negócios se desenvolvem, a Administração Financeira não consegue acompanhar o crescimento da Empresa, porque os Gestores não detém os conhecimentos necessários nesta Área de Gestão e se envolvem excessivamente nas atividades operacionais.
A Identificação da Dificuldade Financeira
Embora não aparente, é importante identificar se existem, ou não, dificuldades financeiras no Empreendimento. O simples fato de se questionar este assunto, pode ser um indício de que o controle da situação merece uma atenção especial do empresário. O primeiro sinal da existência de problemas financeiros, é uma desagradável sensação de mal estar.
Alguns questionamentos auxiliam neste processo:
1. Existem pensamentos constantes sobre como a Empresa irá conseguir quitar os compromissos assumidos?
2. Existe Estoque de produtos que não se sabe ao certo quando serão comercializados?
3. As Compras do empreendimento levam em conta as necessidades de seus Clientes ou atendem a ofertas comerciais irresistíveis?
4. Ocorrem discussões entre os Sócios ou Acionistas sobre dinheiro?
5. O Gestor ou Administrador é constantemente dominado por um sentimento de impotência frente aos compromissos assumidos? Não se preocupe. A solução para o problema exigirá uma atenção imediata, mas, certamente, ela existe! É necessário que se avaliem as diversas hipóteses que podem ter levado o empreendimento a tal situação. É preciso restabelecer a capacidade financeira da Empresa! Rever todos os tópicos, ou implantar o Planejamento Financeiro. Trabalhar a Educação Financeira, tanto do Empresário quanto dos Gestores, Administradores e, ainda, dos Colaboradores. Evitar o aumento do Endividamento, Prejuízos na Gestão / Administração, ocorrência de Problemas Jurídicos, Reclamações Trabalhistas, comprometimento ou perda dos Patrimônios, abalo da saúde do Empresário, destruição da Sociedade e, por fim, a Falência.
Não importa o que tenha levado o empreendimento a tal situação. Uma coisa é certa: Existe uma Saída! Ela será possível com o reconhecimento de que o problema existe, e de que deve haver muito esforço e mudanças de comportamento do empresário. Existem formas de resolver esta situação, fazer a empresa restabelecer sua capacidade financeira e maximizar suas potencialidades. A ajuda externa, de profissionais qualificados, será, sempre, bem vinda.
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